In 7 stappen naar onderscheidend vermogen door uw bedrijfsapplicatie

Door Victor van der Hulst In Smart@Vantage

Een goede bedrijfsapplicatie kan uw organisatie onderscheidend maken. Veel bedrijven zoeken naar Unique Selling Points (USP’s) om vanuit sales en marketing de propositie aan de voorkant mooi te maken. Maar heeft u wel eens nagedacht wat uw bedrijfsapplicatie kan bijdragen aan de snelheid, first-time-right en communicatie van uw organisatie? Of wat zo’n applicatie zelfs kan bijdragen aan uw core business? We hebben voor veel uiteenlopende organisaties applicaties mogen bouwen, welke uiteenlopen van primaire businessapplicaties voor online spelers tot het aansturen van bruggen voor provincies. Daarbij is de vraag altijd: kiezen we voor een bestaande applicatie of laten we zelf iets bouwen? In dit blog staat een concreet stappenplan om deze keuze en alle stappen erna succesvol te zetten en ervoor te zorgen dat uw applicatie het allerbeste aansluit bij uw organisatiedoelstellingen.

Stap 1 – begin niet met make or buy

Door de komst van veel cloud applicaties lijkt het vaak het snelst en goedkoopst om op basis van een pay per use model een SaaS-applicatie af te nemen. Daartegenover staat dat dergelijke applicaties wat algemener zijn (het zijn immers volumeapplicaties die voor een groot publiek zijn ontwikkeld). De eerste stap is dus niet de keuze ‘make or buy’, maar een kritische blik op de beoogde business benefits. Breng eens in kaart welke voordelen u uit een applicatie wilt halen voor uw organisatie. Denk daarbij aan bijvoorbeeld productiviteitsvoordelen, het beter kunnen communiceren naar klanten, het versnellen van het business proces, het beter/real-time inzichtelijk maken van informatie, etc. etc. Verdeel deze voordelen voor het overzicht vervolgens in voordelen voor:

  • uw klanten
  • uw organisatie
  • uw medewerkers

Pas als u weet wat u echt wilt bereiken met de applicatie kunt u een gepaste zoektocht starten naar een applicatie die deze voordelen goed invult.

Stap 2 – Inzichtelijk maken van gewenste functionaliteit

De tweede stap naar een succesvolle applicatie is de gewenste functionaliteit van de gebruikers goed in kaart te brengen. De vraag is hier: wat heeft de gebruiker nodig om de beschreven voordelen bij punt 1 te kunnen realiseren. Door heel gericht te kijken wat ‘needs’ en ‘nice to haves’ zijn, voorkomt u dat u straks met een applicatie zit die aan de voorkant heel mooi leek, maar in de praktijk te veel mogelijkheden heeft die nauwelijks worden gebruikt. Vaak wordt men heel enthousiast van de mooie en talrijke opties van een applicatie, maar is de primaire behoefte onvoldoende ingevuld. Het gevolg is dan vaak dat het bij punt 1 gestelde doel maar ten dele wordt behaald. Als van alle gebruikers bekend is wat zij écht nodig hebben kan worden vastgesteld welke eisen u aan een applicatie stelt en hoe deze gaat bijdragen aan een nog betere organisatie.

Stap 3 – make or buy

Nu u helder heeft wat de applicatie voor voordelen moet opleveren voor uw organisatie en welke functionele eigenschappen deze applicatie moet bezitten, kunt u zich gaan oriënteren op SaaS-applicaties en op applicatiebouwers. Het is goed om met beiden aan tafel te gaan. Zoals gezegd is er veel te zeggen voor SaaS-applicaties, omdat deze veel best practices bevatten en omdat het relatief snel en vaak redelijk goedkoop geleverd kan worden. Maar er zijn ook nadelen: denk aan teveel mogelijkheden, een te algemene insteek en het kan zo maar zijn dat als u de maandelijkse kosten doorrekent over de looptijd u voor minder geld een geheel op uw organisatie afgestemde applicatie kunt laten maken. Bovendien zijn er voor veel specifieke toepassingen geen standaard SaaS-pakketten en bent u toch nog aangewezen op maatwerk. En dan moet u zich de vraag stellen in hoeverre uw maatwerk met een update of aanpassing van het systeem toekomstbestendig is. Een SaaS-partij richt zich op volume en dit is echt een ander business model dan specifieke applicaties bouwen en in de lucht houden. Als uw eisen en wensen redelijk algemeen zijn en u bent bereid om een aantal zaken procesmatig aan te passen, dan kan het echter prima passen om met een SaaS-applicatie te gaan werken. Let er in dat geval dan kritisch op dat deze applicatie goed integreert met andere applicaties. Het kan heel veel tijd besparen en fouten voorkomen als uw applicaties goed met elkaar ‘praten’ en informatie slim en real-time wordt gedeeld.

Komt u tot de conclusie dat u toch liever een op maat gemaakte applicatie wilt, kijk dan naar een leverancier die bereid is zich echt te verdiepen in uw organisatie. Dat is natuurlijk de voorwaarde om een applicatie te kunnen bouwen waar iedereen blij van wordt. En kijk goed of u vertrouwen heeft in de aanpak die zo’n partij heeft. Als u het gevoel heeft dat u veel geld moet betalen en onvoldoende zekerheid heeft op het eindresultaat… ga niet in zee. Zorg er altijd voor dat u controle houdt op het proces en het resultaat kunt bijsturen, zonder dat u allerlei spookrekeningen kunt verwachten.

Stap 4 – Begin met de grootste winst

Vaak zijn er bij de start van een applicatie veel wensen en eisen vanuit verschillende perspectieven. Dit maakt het ontwikkelen of kiezen van een applicatie lastig. Daarom is het heel belangrijk om in de eerste fase van een applicatie de functionaliteit in te richten die het meeste oplevert voor uw organisatie. Als u al in de eerste fase beschikt over de belangrijkste functionele eisen, kunt u hier nog uitgebreid op sturen en hier aanpassingen op doen. Dit borgt dat u de doelen bij stap 1 en 2 gaat halen en niet verzandt in een hoofdpijntraject doordat hoofd- en bijzaken door elkaar worden gehaald, waardoor het project uit tijd en budget loopt.

Stap 5 – Wees praktisch

In de vorige stap zijn we begonnen met het inrichten van de belangrijkste functionaliteit. Nu gaan we heel praktisch met de mensen die met de applicatie moeten werken kijken wat er aangepast moet worden, welke belangrijke zaken missen en welke ‘nice to haves’ er nog gewenst zijn. Vaak wordt door voortschrijdend inzicht en creatieve inbreng de focus verlegd of de horizon verbreed. Hier is het belangrijk om continu twee afwegingen te maken:

  1. Wat is het positieve effect op organisatie, klant en medewerker?
  2. Wat is de impact op de organisatie?

Op het moment dat iets weinig impact heeft en een hoge waarde, dan is het vanzelfsprekend dit direct te ontwikkelen. Is de impact hoger en de waarde lager dan zal steeds meer de afweging gemaakt moeten worden of het wel handig is om deze functionaliteit in versie 1.0 van de applicatie te brengen. Vaak is het beter dit dan op de roadmap te plaatsen of zelfs te parkeren.

Zorg bij de bouw/inrichting voor regelmatige iteraties, waarin de voortgang duidelijk zichtbaar is en terugkoppeling van mensen gevraagd kan worden. Veel trajecten waarin achteraf ontevredenheid is over het eindresultaat hebben gemeen dat er onvoldoende inspraak was en er teveel aannames zijn gedaan door de mensen die bouwen/implementeren. Door bijvoorbeeld tweewekelijks sessies te organiseren waarin u terugziet wat er in de vorige sessie is afgesproken houdt u controle en heeft u de mogelijkheid om tijdig bij te sturen.

Stap 6 – Borg veiligheid en mobiliteit

Als het gaat om bedrijfskritische applicaties is het niet alleen belangrijk dat deze applicatie goed werkt, maar zeker ook dat de informatie die wordt opgeslagen veilig en betrouwbaar is. Let u er daarom bij een SaaS-applicatie op waar uw data staat en welke ISO certificeringen er zijn als het gaat om de bescherming van uw data. En let er natuurlijk op als u een applicatie laat bouwen dat u garanties ontvangt van de bouwer dat de applicatie en data veilig zijn en blijven door deze vanuit een veilige infrastructuur beschikbaar te stellen.

Tegenwoordig is het belangrijk dat applicaties niet alleen op een computer beschikbaar zijn, maar ook op tablets, smartphones en andere devices. Als u een applicatie kiest/laat maken, let er dan ook meteen op dat deze volledig responsive is. Wellicht kunt u bepaalde functionaliteit veel efficiënter inrichten door naast de applicatie een mobiele app te ontwikkelen en deze beschikbaar te stellen aan gebruikers. Denk bijvoorbeeld aan urenregistratie of andere eenvoudige invoer, waarvoor je niet perse een hele applicatie hoeft te openen.

Stap 7 – zorg voor gedegen onderhoud

Als u uiteindelijk die applicatie heeft die zorgt dat u concurrentievoordelen realiseert, dan is het wel belangrijk dat de applicatie goed wordt onderhouden. Het liefst met garanties zodat u zeker weet dat de applicatie altijd werkt. Dit werk moet u echt overlaten aan specialisten. Helemaal als het gaat om het risicoloos uitbrengen van nieuwe releases. Maar ook voor het garanderen van geweldige performance van uw applicatie en een blijvende werking van koppelingen met andere applicaties. Kijk dus in de selectie al of de partij die u op het oog heeft ook in staat is uw applicatielandschap te beheren. Of in het geval van een SaaS-leverancier, kijk kritisch of ze ook de verantwoordelijkheid wil nemen over het blijvend garanderen van uw maatwerkaanpassingen.

Meer informatie

victor-van-der-hulst

Victor van der Hulst

Managing Consultant

+31 6 22 98 68 76 Stuur Victor een e-mail

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.

Plaats een reactie

Dit veld is verplicht.

Vul een geldig e-mailadres in.

Dit veld is verplicht.