Thuis en op kantoor werken: hoe regel je dat als organisatie?

Post corona PowerApp applicaties 

Langzaamaan begint Nederland weer op gang te komen. Rekening houdend met de richtlijnen vanuit de overheid kunnen de kinderen weer naar school, kunnen we weer een museum bezoeken en ook een terrasje pakken is weer mogelijk. Hoewel we dus steeds meer mogelijkheden krijgen, wordt het ook duidelijk dat we nog geruime tijd met maatregelen rondom preventie van corona besmettingen te maken krijgen. In deze blog sta ik stil bij twee onderdelen van “het nieuwe normaal”. Ik geef daarbij aan welke ondersteuning wij met behulp van twee speciaal ontwikkelde applicaties bieden om enerzijds voldoende contact te houden met thuiswerkers en anderzijds om de schaarse werkplekken optimaal te gebruiken. Als kers op de taart stellen wij deze applicaties zonder kosten beschikbaar aan bestaande en nieuwe relaties van VX Company. 

Hoe gaat het met onze medewerkers? 
VX Company heeft natuurlijk een HRM beleid en -cyclus waarin regelmatige afstemming met medewerkers over hun werk, uitdagingen en privé situatie geborgd is. Ook in de huidige situatie gaan die gesprekken – weliswaar digitaal – gewoon door. Maar dat beleid gaat er ook vanuit dat we mensen naast de geplande afspraken af en toe informeel spreken: denk aan het praatje bij de koffieautomaat, de wandeling in de middagpauze of tijdens de pizza voor een kennissessie.  

Nu iedereen door de quarantainemaatregelen vanuit huis werkt vallen die informele momenten grotendeels weg en willen we vaker telefonisch contact hebben. Daarom hebben we een applicatie ontwikkeld (de “ContactTracker”) waarmee we vastleggen als we iemand hebben gesproken. Deze applicatie wordt door het hele managementteam gebruikt, en daarmee is voor het hele managementteam inzichtelijk wanneer een medewerker voor het laatst contact heeft gehad met een MT lid. Op basis daarvan (en de ingestelde frequentie per medewerker) geeft de ContactTracker aan welke mensen nu als eerstvolgende gebeld moeten worden. 

Daarmee vervangen we natuurlijk niet de zo gewenste informele contacten, maar we voorkomen wel dat er mensen buiten de boot vallen. Omdat we nu met het hele MT de contacten onderhouden spreken we iedereen vaker dan wanneer we dit in onze agenda’s zouden inplannen en helemaal “dicht zouden organiseren”. Als ik iemand gesproken heb, dan registreer ik dat met één druk op de knop en vervolgens geeft de ContactTracker mij een lijstje van collega’s die al het langst geen MT lid hebben gesproken. 

Hoe kunnen we “corona-proof” werken op kantoor? 
Het “corona-proof” maken van het VX Company kantoor brengt verschillende aspecten met zich mee. Natuurlijk zijn er hygiëne maatregelen, regels rondom de kantine en lunchpauzes en zijn er ontsmettingsmiddelen op alle verdiepingen aanwezig. Daarnaast willen we meer ruimte tussen werkplekken hebben, waardoor er minder werkplekken dan voorheen beschikbaar zijn. Hoewel we, zeker voorlopig, niet iedereen tegelijk op kantoor kunnen faciliteren willen we medewerkers wel de mogelijkheid bieden om veilig weer vanuit kantoor te werken. 

Er zijn medewerkers in ons kantoor die met vertrouwelijke informatie werken en waarvan de werkplek op die grond niet gedeeld kan worden. Die werkplekken zijn makkelijk: we hebben ze gemarkeerd met een duidelijke sticker op het bureau, om aan te geven dat dit een vaste werkplek van iemand is (en dus niet gebruikt mag worden als flexplek). 

Vervolgens hebben we gekeken welke werkplekken zodanig gebruikt kunnen worden dat we de 1,5 meter regel kunnen respecteren. De plekken die daarvoor in aanmerking kwamen hebben we gemarkeerd met een sticker met daarop de regels (wij maken daarvoor gebruik van de poster van het RIVM). De plekken die daardoor niet gebruikt mogen worden zijn gemarkeerd met een groot stopbord. 

Omdat er nu niet voor iedereen tegelijkertijd een werkplek beschikbaar is, hebben we een reserveringsapplicatie (de “OfficePlanner”) gebouwd. Deze applicatie biedt mensen de mogelijkheid om een werkplek te reserveren. De OfficePlanner laat zien waar nog ruimte beschikbaar is. Daarnaast kunnen gebruikers een aantal dagen vooruit een werkplek reserveren of op een wachtlijst komen te staan. 

Laagdrempelige en makkelijk te gebruiken oplossingen
De ContactTracker en OfficePlanner maken gebruik van de Microsoft 365 omgeving waar de meeste bedrijven en scholen al bekend mee zijn. De applicaties zijn zo ontwikkeld dat deze vanaf ieder mobile device gebruikt kunnen worden en daarmee zijn dit heel laagdrempelige en makkelijk te gebruiken oplossingen. De implementatie van de applicaties kan door de beheerder van jouw Microsoft 365 tenant gedaan worden. Mocht er aanvullende ondersteuning bij gewenst zijn dan kunnen we dat tegen een gereduceerd tarief verzorgen. 

Heb je vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van de hierboven geschetste mogelijkheden, of wil je graag gebruik maken van de ContactTracker of de OfficePlanner? Neem dan contact met mij op via onderstaande gegevens, ik maak graag een (digitale) afspraak met je. 

Meer informatie

Erwin de Rijk rond@4x

Erwin de Rijk

Managing Director Applicatiebeheer

+31 6 46 90 95 76 Stuur Erwin een e-mail

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.

Plaats een reactie

Dit veld is verplicht.

Vul een geldig e-mailadres in.

Dit veld is verplicht.