5 tips: hoe om te gaan met calamiteiten

Soms komt het voor dat je carrière je brengt in een wereld die je van tevoren niet voor ogen had. Zo ben ik sinds drie jaar veel aan het werk in de wereld van het water, oftewel drinkwater en gelieerde bedrijven. Drinkwater is een eerste levensbehoefte en de leveringsplicht van dit bijna schaarse goedje staat bij drinkwaterbedrijven hoog in het vaandel. Vandaar dat er snel opgetreden moet kunnen worden bij een calamiteit.

Tip 1: zorg dat er één platform is

Zorg dat er één plek is waar een calamiteit gemeld kan worden en waar alle informatie “live” beschikbaar is. We hebben met PowerApps een applicatie gebouwd die binnen de veilige Office 365 tenant van het drinkwaterbedrijf draait en al deze faciliteiten biedt. Alle betrokken medewerkers kunnen mobiel of achter hun laptop een incident melden en de status daarvan bekijken en updaten. Daarnaast heeft de applicatie handige tools zoals het registreren van GPS coördinaten, de mogelijkheid voor de monteur om ter plekke foto’s te maken van de calamiteit en en bovenal kan iedereen contact met elkaar houden door het gebruik van de chat. Nieuwe incidenten worden per sms en/of e-mail gemeld en in de applicatie wordt bijgehouden wie wachtdienst heeft. De CalamiteitenApp is niet alleen dè plek waar de laatste status van een calamiteit beschikbaar is, maar beschikt ook over een historisch overzicht van calamiteiten (handig voor analyses).

Tip 2: gebruik de tools die iedereen al kent

Het is niet makkelijk om 400 medewerkers gebruik te laten maken van één platform. Daarom zijn we dicht bij een door iedereen geaccepteerd medium gebleven: de smartphone. Iedereen heeft zo’n apparaat en weet er mee om te gaan. De ontwikkelbudgetten waren niet van groot genoeg om gelijk een dedicated telefoon applicatie te ontwikkelen. Met PowerApps als low-code platform konden we in de vertrouwde Office 365 omgeving een mobiele applicatie bieden zonder de bijbehorende ontwikkelkosten. De afgelopen maanden is het gebruik van Teams als een komeet omhoog geschoten, en daarom integreren we nu de CalamiteitenApp ook met Teams. Bij elk incident wordt een kanaal in een Team aangemaakt en kan de chat zowel in het Teams kanaal als in de CalamiteitenApp worden gevoerd. En ja, we hebben er rekening mee gehouden dat je maximaal 200 kanalen in een Team kan aanmaken. ?

Tip 3: Laat je niet tegenhouden door bureaucratie

Met PowerApps kan je snel en onafhankelijk werken. Dat komt doordat we met PowerApps in de Office 365 Cloud zitten, die al goedgekeurd is binnen de ICT. Binnen deze Office 365 omgeving kan je veel zelf regelen zonder continu met de ICT-afdeling te hoeven overleggen. Deze autonomie zorgt ervoor dat je sneller een aansprekend resultaat levert. Sorry dat ik dit zeg, maar de meeste ICT-afdelingen bij grote organisaties zijn (nog) niet goed in snel schakelen en worden eerder als een obstakel gezien in plaats van een eerste hulp bij business problemen. Dat levert je extra kudo’s op als “PowerApps” consultant die dat wel snel kan.

Tip 4: Krijg communicatie mee

Zichtbaarheid is alles. Voor de adoptie van de CalamiteitenApp hebben wel veel gehad aan het feit dat de afdeling communicatie ook nauw betrokken is bij een calamiteit. Een nieuwe mobiele applicatie die in zo’n korte tijd ontwikkeld werd had ook hun aandacht en dat zorgde voor publicaties op het Intranet en het interne personeelsblad. Dit zorgde niet alleen voor een goede introductie en acceptatie van de applicatie, maar straalde ook af op mij als ontwikkelaar, waardoor ik ook aanvragen van andere afdelingen kreeg voor andere PowerApps.

Tip 5: Geef de beste support van de wereld

Een applicatie bouwen voor een calamiteitenorganisatie geeft ook verplichtingen voor het leveren van goede support. Een calamiteit laat zich niet sturen binnen kantoortijden. Het lukt echter goed om de applicatie met normale supporttijden te ondersteunen. Vaak geeft een groot incident weer stof voor nieuwe aanpassingen, zoals de integratie met Teams. Door het low-code PowerApps platform gaan die aanpassingen snel. Het is dan ook eigenlijk geen klassiek support wat we leveren (we verhelpen een technische storing), maar het is business support: we zorgen dat de CalamiteitenApp blijft passen bij de functionele wensen van de gebruikers. Eigenlijk de leukste vorm van support die je kan bieden met blije gebruikers als resultaat!