Coronavirus uitwijktest: the good, the bad and the ugly

The good

Al onze ontwikkelaars en managers maken gebruik van laptops. Daarmee was het voor iedereen goed te doen om vanuit huis te werken. Voor sommige werkzaamheden is toegang tot één van onze extra beveiligde omgevingen nodig, met behulp van een VPN met multi–factor authenticatie kan iedereen daarop inloggen. Omdat onze VPN voorzieningen gebruik maken van soft-tokens (via de eigen mobiele telefoon van medewerkers), was het eenvoudig om mensen die dat niet eerder gebruikt hadden toegang tot een VPN verbinding te geven. Onze wiki met uitleg is voor al onze medewerkers toegankelijk en bleek voldoende. 

Onze software ontwikkelstraat draait volledig in de Cloud (wij maken onder andere gebruik van Microsoft DevOps en Atlassian) en is daarmee voor onze medewerkers prima vanuit huis te bereiken. De test-, acceptatie- en productieomgevingen die we beheren zijn beveiligd met persoonlijke (multi-factor) authenticatie en bescherming op IP reeksen, waardoor ook die veilig benaderbaar zijn vanuit huis. 

Voor samenwerking binnen teams (zowel onze project teams als de management teams) maken wij gebruik van Office 365 en Microsoft Teams. Alle geplande vergaderingen konden daarmee gewoon doorgaan, maar dan virtueel in plaats van face-to-face. Het video bellen, chatten, schermen delen en samenwerken in documenten ging prima. Ook mensen die gebruik maken van Apple MacBooks konden zonder problemen deelnemen aan deze meetings.

The bad

Zoals genoemd lieten we alle overleggen die op de dag van de uitwijktest gepland stonden doorgaan, dus ook de informelere één-op-één overleggen tussen medewerker en teamleider. Door de digitale communicatie miste soms de nuances (ook via video), waardoor deze gesprekken iets lastiger verliepen dan normaal. Niet iedereen heeft de discipline om op tijd aan te sluiten bij een vergadering. De tooling geeft natuurlijk wel een reminder, maar die bleek toch minder dringend dan collega’s die je daar persoonlijk op attenderen. 

Vooral in het geval van meerdere overleggen (vlak) na elkaar bleek het digitaal vergaderen inspannender dan wanneer de vergaderingen in een fysieke ruimte plaatsvinden. Het op afstand vergaderen bleek ook een andere etiquette te vereisen: een instemmend knikje is in een conference call met meerdere deelnemers nauwelijks zichtbaar en dus moesten deelnemers vaker van zich laten horen. De overleggen bleken echter ook efficiënter omdat er puntsgewijs overlegd werd. Dat vergt overigens wel een echte voorzitter, maar die rol wordt in dit type vergaderingen bijna als vanzelf opgepakt.  

Bij spannende momenten waar meerdere mensen moeten samenwerken (of troubleshooten) bleek het op afstand werken minder effectief. Zo had een complexe oplevering van een nieuwe versie van een applicatie wat meer voeten in de aarde dan wanneer mensen bij elkaar in één ruimte hadden gezeten. 

The ugly

Onze ondersteunende staf werkt vanuit huis – via VPN – op hun desktop pc’s. De primaire werkzaamheden kunnen daarmee goed uitgevoerd worden, maar bij de meetings bleek bij deze verbinding de audio en video weg te vallen. De stafmedewerkers konden daardoor niet goed meedoen aan de online vergaderingen. 

Het besluit voor de uitwijktest werd op de middag voorafgaand aan de daadwerkelijke dag gecommuniceerd. Daarbij is gepoogd iedereen over onze afwezigheid op ons kantoor in Baarn te informeren. In enkele gevallen bleek dit niet goed gegaan te zijn en werd er hinder door ondervonden. 

Overall

De uitbraak van het coronavirus en de zorgen daarover waren voor Applicatiebeheer en Projecten de aanleiding om als volledig bedrijfsonderdeel een uitwijktest uit te voeren. De middag voorafgaand aan deze ‘uitwijkdag’ werden alle betrokkenen geïnformeerd en er werd voor deze dag vastgehouden aan álle geplande werkzaamheden. En het verliep, op een paar kleine issues na, bijzonder soepel!  

Eenzelfde scenario zou drie jaar geleden naar alle waarschijnlijkheid veel meer voeten in de aarde hebben gehad, maar door het gebruik van Azure en Atlassian voor onze VX Factory en de inmiddels aanzienlijke betere tooling voor videocalls was het nu vooral ‘business as usual’. En dat is een geruststellende constatering, niet alleen in relatie tot de huidige ontwikkelingen, maar ook voor de toekomst.