Doorlooptijden van werk verbeteren

Stroomefficiëntie van je proces
De verhouding tussen werk met toegevoegde waarde en wachttijden uitgedrukt in een percentage geeft de stroomefficiëntie (flow efficiency) van je proces. In een schema ziet dat er zo uit: Voorbeeld: Value added work = 2 dagen | Lead Time = 9 dagen | Flow Efficiency = (2/9)*100 = 22,2%

Volgens Daniel Vacanti, de auteur van Actionable Agile Metrics for Predictability, is de gemiddelde flow efficiency van teams die geen aandacht besteden aan de doorstroming van hun werk tussen de 5% en 15%.

Doorlooptijden verbeteren
Als we willen gaan werken aan het verbeteren van doorlooptijden, dan zijn we vaak geneigd om te focussen op het verbeteren van het actieve werk dat we doen. We gaan onze testautomatisering verbeteren, code reviews doen of continuous delivery mechanismes implementeren. Op zich allemaal hele goede initiatieven.

Echter, veel teams zijn zich er niet van bewust dat de beste manier om doorlooptijden te veranderen te vinden is door te focussen op de tijd die we verliezen door NIET te werken. Oftewel: focus je zoveel mogelijk op het verminderen van wachttijden in je proces voordat je probeert de actieve tijd die aan werk besteed wordt te verhogen.

Waar kun je mee beginnen?
Automatisering van processen: Ik noemde het hierboven al eerder. Denk aan Test automatisering, continuous integration, continuous delivery. Het automatiseren van dit soort processen scheelt heel veel.

Afhankelijkheden verminderen: Afhankelijkheden van shared services, specialisten, leveranciers, andere teams, systeemonderdelen en componenten zijn grote oorzaken van wachttijden. Het verminderen van afhankelijkheden kan veel helpen.

Team samenstelling: In teams met veel specialisten die elkaars werk niet kunnen overnemen wordt werk vaak toegewezen aan die ene “juiste” persoon. Om te zorgen dat ieder teamlid voldoende werk heeft moet er meer werk in het systeem geplaatst worden. Hoe heterogener het team is, hoe hoger de benodigde WIP (Work In Pogress) met als gevolg meer wachttijden.

Hoe Agile manieren van werken helpen
In Scrum streven we naar zelf-organiserende, multi-disciplinaire teams met T-shaped mensen, die (bijna) zelfstandig een product of dienst kunnen ontwikkelen. Dit vermindert afhankelijkheden en dus wachttijden. De Kanban methode maakt het mogelijk om processen en werkstromen te visualiseren, bottlenecks te detecteren, doorlooptijden, flow efficiency enz. te meten. Hiermee krijg je inzicht in de efficiency en effectiviteit van je processen en kun je gericht zoeken naar verbetermogelijkheden.