insight 
We komen het in ons werk bij VX Company regelmatig tegen dat we data moeten integreren met SAP, meestal met het financiële deel van SAP. Vanuit het Power Platform gezien zijn er diverse mogelijkheden.
Eén van de gemakkelijkste methodes is de copy/paste methode. We genereren met Power Automate een CSV-bestand met de kolommen in dezelfde volgorde als in SAP. Op deze manier kan je de CSV in Excel openen en met copy/paste naar het invoerscherm van SAP brengen. Je kan in je PowerApp ook een DataTable maken met de kolommen op de juiste rij en direct vanuit je PowerApp kopiëren. Scheelt weer extra klikken naar Excel.
De complexere methode is om met de SAP connector te gaan werken. Complexer omdat er nogal wat nodig is om de connector tot leven te wekken. Het Power Platform leeft in de Cloud en de SAP installatie is vaak on-premises. Er is dus een gateway nodig om deze twee te koppelen. Dat werkt na wat installatie geneuzel prima, maar levert ook een connectie van SAP met de Cloud op, waar global IT waarschijnlijk een mening over heeft. Mocht het lukken om hiervoor toestemming te krijgen dan is de SAP connector ook nog eens een premium connector waar de bijbehorende PowerApp en/of Power Automate licenties voor nodig zijn. Als aan al deze eisen voldaan is kunnen we eindelijk met SAP aan de slag, maar SAP omgevingen zijn per definitie complex. Je hebt dus een SAP deskundige nodig om uit te leggen welke SAP objecten je nodig hebt en welke informatie uitgewisseld mag en kan worden. De connector methode is een mooie methode als er veel en regelmatig data uitgewisseld moet worden.
Als de connector methode een stap te ver is, en de copy/paste methode te veel werk oplevert is er ook nog een derde mogelijkheid: dat is gebruik maken van RPA (Robotic Process Automation). RPA is volgens de definitie het automatiseren van veel repeterende handelingen. Sinds enkele maanden is Power Automate Desktop beschikbaar voor dit doel en het is gratis voor Windows 10 gebruikers! Of je nu een oude of een nieuwe versie van SAP hebt, maakt niet uit. Met PAD (Power Automate Desktop) maak je workflows van je handelingen zoals: klik op de icoon om SAP op te starten, klik naar het scherm van in te voeren facturen en copy/paste de waardes uit een Excel die ook opgestart is door de PAD workflow. Natuurlijk kan een PAD workflow ook opgestart worden vanuit een andere Power Automate workflow of PowerApp, maar dan kom je op het terrein van het unattended runnen van PAD flows waar wel een licentie voor nodig is. Deze RPA methode is een goede tussenweg voor oudere SAP installaties en voor de omgevingen waar de SAP connector niet mogelijk is.
Meer weten over dit onderwerp?
Neem contact op met René Kalf
