Kanbanize: een krachtige tool voor digitale Kanban-borden

Na elke Kanban training die ik geef, vragen studenten vaak mijn advies over ‘de beste Kanban-software’ en stuur ik ze dan per e-mail altijd een lijst met tools waarvan ik weet dat ze goed zijn. Een van de tools die al jaren voor goede redenen op mijn shortlist staat is Kanbanize. Kanbanize is door de jaren heen uitgegroeid tot een topkeuze tool voor digitale Kanban-borden en wordt nu ook onderschreven door de Kanban University.

Gebruikersomgeving

Borden hebben een 4-staps zoom waarmee je in en uit kunt zoomen. Kolommen en zwembanen (swimlanes) kunnen worden samengevouwen en vergroot. Dit geeft flexibele controle over je schermruimte en wat je wel en niet wilt zien. Kaartjes kunnen verschillende kleuren hebben en op het hoogste zoomniveau kunnen ze zaken weergeven als avatars, deadlines, cyclustijd, subtaken, links, bijlagen en grootte enz.

Als je met de rechtermuisknop op een kaartje klikt, verschijnt er een pop-up menu waarmee je allerlei verschillende acties op die kaart kunt uitvoeren zoals bijvoorbeeld: gebruikers toewijzen, linken naar andere kaarten en blokkeren. Kaartjes kunnen over het hele bord gesleept en neergezet worden. Op dezelfde manier kun je met drag-and-drop kaartjes aan een bovenliggende kaart koppelen om een parent-child koppeling te maken. Het systeem is intuïtief, responsief en gebruiksvriendelijk.

Flexibele borden, workflows en kaarten

De borden zijn zeer flexibel en aanpasbaar. Bijvoorbeeld: je kunt verschillende zwembanen hebben met hun eigen specifieke workflows op één bord. Hiermee kun je verschillende workflows op hetzelfde bord in kaart brengen en eenvoudig de voortgang en afhankelijkheden tussen teamleden volgen.

Het taakpatroon hoog en laag niveau wordt volledig ondersteund, dus je kunt ouder-kaartjes hebben met grotere dingen erop (projecten, functies …) die gekoppeld zijn met onderliggende kind-kaartjes waarop dan kleinere taken (of User Stories) staan.

Kaartjes kunnen via verschillende linktypes aan elkaar worden gerelateerd: ouder-kind, broer-zus, voorganger en opvolger. Deze kaartrelaties kunnen ook over verschillende borden heen gelegd worden.

De weergave van kaartjes is ook zeer configureerbaar. Deadlines, subtaken, kaartformaat (t-shirt maten of cijfers) etc. kunnen allemaal worden in- en uitgeschakeld, afhankelijk van welke informatie je op je Kanban-kaarten wilt zien. De manier waarop deze informatie op de kaarten wordt weergegeven, kan ook worden geconfigureerd. Kaartjes kunnen zelf gedefinieerde aangepaste velden hebben en je kunt zelfs kaartsjablonen maken.

WIP-limieten overal

Met een echte Kanban-tool kun je WIP-limieten op verschillende manieren instellen. Dit is waar veel wannabe Kanban-tools jammerlijk falen, maar Kanbanize got this covered! WIP-limieten kunnen worden ingesteld op kolommen, zwembanen en op personen. Wat er gebeurt wanneer een WIP-limiet wordt bereikt, kun je ook weer zelf bepalen: overschrijding toestaan, toestaan met reden of altijd weigeren. Mooi!

Metrieken en rapportages

Er zijn heel veel metrieken beschikbaar in Kanbanize. Om er een paar te noemen: CFD, cycle time histogram, card distributie, block resolution time, heat map en een heel mooi grafisch diagram van ouder-kind relaties tussen kaarten.

Business rules

Met business rules kun je acties in Kanbanize automatiseren. Bijvoorbeeld: “blokkeer een bovenliggende kaart wanneer een van de onderliggende kind-kaarten wordt geblokkeerd”. Dit is slechts een voorbeeld, er zijn er nog veel meer van dit soort business rules.

En veel, veel meer…

Het gaat te ver om hier uitgebreid in te gaan op alle functionaliteiten maar er is nog veel meer. Er is een API, er zijn integraties met single-sign-on-systemen, ticketingsystemen, cloudopslag, Gitlab, Bitbucket en Subversion. Je kunt ook je eigen integraties maken met Zapier. Je kunt kaartjes aanmaken en manipuleren via e-mail. Er is tijdregistratie en werklograpporten. En dan heb ik het nog niet eens gehad over de tijdlijn-workflow die een visueel beeld geeft van eerdere, huidige en toekomstige initiatieven in een kalenderweergave.