insight 
Deze zin is vast door het hoofd gegaan van menig SharePoint professional. Hoe haalt Microsoft het in zijn hoofd om zomaar een alternatief voor een SharePoint site te maken buiten de vertrouwde SharePoint wereld? Waarom doen ze dat, wat zijn hun beweegredenen? Er is menig blog geschreven over Office Groups en ook de sessies op SharePoint conferenties zaten tjokvol. Nu het eerste stof van de introductie weer is gaan liggen kunnen we kijken naar de feiten.
Waarom een gevaar?
Een Office Group is een plek in Office 365 waar je zelf een groep kan starten rondom een door jou gekozen onderwerp. Je nodigt je collega’s uit en je kan beginnen! De groep bevat een gezamenlijk e-mailadres waar je met elkaar als in een discussiebord kan communiceren. Daarnaast krijg je een gedeelde agenda, een gezamenlijke OneDrive, gezamenlijke OneNote en … misschien nogal wel de belangrijkste: je kan al deze functionaliteit via een mobiele app bereiken (de App heet nog Outlook Groups en staat in de Google Playstore en Apple store).
De verschillen tussen een SharePoint team Site en een group
Als je alle functionaliteit bij elkaar optelt zie je dat je vrijwel alle mogelijkheden van een samenwerkingssite in SharePoint ter beschikking hebt. Dat verklaart ook de vragen van alle SharePoint pro’s, want wat gaan gebruikers nu doen? Gaan ze buiten het vaak verfoeide SharePoint om werken? Nou nee, de eerste tekenen wijzen erop dat Groups in de praktijk (nog) spaarzaam wordt gebruikt. En laten we ook eerlijk zijn, de eerste versie was ook wel rommelig. Er miste een duidelijke navigatie binnen alle applicaties en het was erg gemakkelijk om de weg kwijt te raken. De laatste weken is er echter een duidelijker navigatie gekomen zodat het allemaal een wat coherenter geheel is geworden.
De feiten op een rij:
| Groups | SharePoint site |
| Documenten worden opgeslagen in OneDrive | Documenten worden opgeslagen in een Documentbibliotheek met volledige documentmanagement mogelijkheden |
| Eén e-mailadres voor de gehele groep | Site kan e-mail enabled worden, maar is het standaard niet |
| Gezamenlijke OneNote | Gezamenlijk OneNote in site |
| Gezamenlijke agenda | Agendabibliotheek die in Outlook weergegeven kan worden |
| Gemakkelijk door gebruiker zelf aan te maken | Meestal niet door een gebruiker zelf aan te maken |
| Mobiele App beschikbaar | SharePoint site kan in mobiele browser getoond worden |
| Enigszins rommelige navigatie van bij elkaar “geharkte” applicaties, een echte Microsoft 1.0 | Afhankelijk van de inrichting van de site-collectie kan de navigatie duidelijk en helder zijn |
| Governance probleem als group niet meer gebruikt wordt, alleen de gebruikers die uitgenodigd zijn mogen bij de documenten in een group (en daar hoeft de Admin niet bij te zitten) | Meer mogelijkheden voor Governance, documenten blijven beschikbaar voor de Admin en de Search. |
| Security: alle publieke groepen zijn zichtbaar en toegankelijk voor leden, private groups zijn afgeschermd | Security: toegang tot sites is volledig af te schermen. |
Een kwestie van afspraken maken
Zoals altijd is het weer de Governance, de afspraken hoe we techniek gaan gebruiken, die doorslaggevend kan zijn bij de beslissing of we een Group of een Site gaan maken. Ik vertel mijn klanten dat Groups bij uitstek geschikt zijn voor ad hoc projecten waar snel samengewerkt moet kunnen worden. Een SharePoint site heeft een formeler karakter, daar hebben we bijvoorbeeld de beschikking over alle documentmanagement mogelijkheden van SharePoint. SharePoint is in dit geval de volwassener oplossing, maar Microsoft zet veel ontwikkelkracht in op Office 365. Zo zien we de technologie achter Groups (dat is overigens SharePoint) weer terugkomen in nieuwe functionaliteit als de Office 365 Planner app die onlangs is gelanceerd.
Net als sites kunnen groepen onoverzichtelijk worden en is het gevaar groot dat belangrijke documenten verdwijnen in de grote OneDrive vijver. Maak daarom duidelijke afspraken over het opzetten van een Group, maar vertel de Group beheerder ook dat na afloop van het samenwerkingsverband documenten op een veiliger plek moeten worden opgeslagen (SharePoint). Als een Office Group eenmaal verwijderd is, is er overigens geen weg terug. Er is geen undo of een prullenbak.
Conclusie
Groups are here to stay. Gebruik Groups voor ad hoc werkzaamheden waar een SharePoint site een te zwaar middel voor is. Let vooral op de Governance, documenten of notities uit de samenwerkingsgroep kunnen zo maar opgaan in de grote OneDrive massa.
Zijn de zorgen van menig SharePoint professional over Office Groups terecht? Ja en nee. SharePoint is te groot en te populair om mee te stoppen, maar we zien wel dat Office 365 als geheel steeds krachtiger wordt en dat Microsoft daar zijn geld op in zet.
Meer weten over dit onderwerp?
Neem contact op met René Kalf
