Procesautomatisering met Nintex Workflow en Forms

Met deze gedachte kwam een Addappt klant een aantal weken geleden naar ons toe: het dienstenportaal, één van de vaste portalen binnen ons SharePoint intranet Addappt, inrichten met een aantal formulieren op basis van Nintex Forms. Na een kleine inventarisatie kwamen we uit op 20 verschillende formulieren die gedigitaliseerd moesten worden; van het aanmelden van een nieuwe bezoeker, het aanvragen van een nieuwe laptop tot het bestellen van een volledige lunch voor tijdens een training.

Aan ons de taak om met Nintex Workflow en Nintex Forms deze processen in te richten. Na een paar weken hard te hebben gewerkt aan de verschillende formulieren werd afgelopen maandag de Servicegids, de gekozen naam voor het dienstenportaal, met succes in gebruik genomen. Op naar fase twee!

Eerst even kort de twee verschillen:

Nintex Workflow  Dé tool om bedrijfsprocessen binnen SharePoint en/of Office 365 te automatiseren, en dat in slechts een paar muisklikken.	Nintex Forms  Dé tool om bedrijfsprocessen binnen SharePoint en/of Office 365 te automatiseren, en dat in slechts een paar muisklikken.

In deze blog wil ik een aantal belangrijke punten bespreken, namelijk waarom het belangrijk is om na te gaan denken over het automatiseren van verschillende processen, en waarom dit eenvoudig gedaan kan worden met een partij als Nintex.

Gebruiksvriendelijkheid

Als eerste is het gebruik van Nintex (Workflows en Forms) afgestemd op de gebruiker. Met herkenbare acties is een werkstroom snel en eenvoudig gemaakt, zonder dat je hier één regel code voor hoeft te gebruiken. Ditzelfde is doorgetrokken wanneer het gaat om het ontwerpen van formulieren. Je plakt een logo op het formulier, vult een titel in, plakt een paar velden in een venster, zet deze netjes onder elkaar en koppelt ze aan een kolom in SharePoint. Klaar! In minder dan 15 minuten heb je een eenvoudig formuliertje in elkaar geklikt. Ook hier weer, alles zonder code.

Procesversnelling

Wanneer iets automatisch gaat, gaat het vaak ook sneller. Je hoeft minder lang te wachten op goedkeuring of, beter nog, hoeft zelf minder handelingen uit te voeren om hetzelfde te bereiken. Door zowel het formulier als het proces te digitaliseren is zelfs aanzienlijke versnelling mogelijk.

Validatiemogelijkheden

Niets is frustrerender dan een formulier waarbij niet alles  (goed) is ingevuld. Met een pakket als Nintex Forms is het erg simpel om validaties toe te voegen en velden automatisch in te laten vullen. Geef middels labels aan welke invoer in een veld verwacht wordt zodat, ook wanneer er geen validatie plaats kan vinden, de medewerker direct weet welke informatie ingevoerd moet worden.

Aanvullende functionaliteit en handigheidjes

Naast de standaard acties, velden en validatiemogelijkheden heeft Nintex Forms ook een CSS- en Javascript-ondersteuning. Hiermee zorg je er niet alleen voor dat jouw formulier het perfecte uiterlijk heeft, ook kunnen kleine scripts ervoor zorgen dat het perfect aansluit bij hoe de organisatie het voor ogen heeft. Oftewel, heb je kennis van Javascript? Gebruik dit dan in je formulieren!

Ondersteuning alleen wanneer nodig

Bij sommige pakketten ben je blij dat je het beheer uit kunt besteden, bij Nintex is dat niet nodig. Met een kleine training ben je namelijk zelf in staat om formulieren te ontwerpen, huidige formulieren aan te passen én de bijbehorende werkstroom aan te laten sluiten bij het proces! Natuurlijk, kom je er niet uit, dan is er altijd wel iemand bereikbaar om de nodige ondersteuning te bieden.

Mobiel beschikbaar

Naast het feit dat je formulieren er mooi uit moeten zien op een beeldscherm, biedt Nintex Forms ook mobiele ondersteuning. Ideaal voor de reizende medewerker, die even snel via een mobiele telefoon of tablet een declaratieformulier in wilt dienen bijvoorbeeld.

Ik geloof erin dat, door gebruik te maken van slimme tools als Nintex, een SharePoint omgeving optimaal benut kan worden voor zowel primaire als secundaire processen. Meer informatie over Nintex is te vinden op http://www.nintex.com. Benieuwd of wij ook zoiets voor jou kunnen betekenen? Neem dan gerust eens contact op!