Procesoptimalisatie met DocuSign en Office 365

Tijdens één van onze projecten werd ons gevraagd na te denken over een digitale werkomgeving, waarbij documenten eenvoudig ondertekend konden worden, zowel door interne als externe medewerkers. Office 365 als basis voor alle documenten en een naadloze aansluiting van DocuSign als third-party software om het digitaal ondertekenen te ondersteunen bleek uiteindelijk een erg sterke combinatie. In deze blog worden vier punten benoemd die de kracht van DocuSign tijdens dit project hebben aangetoond.

Toegankelijk via verschillende devices

2015, een jaar waarin niemand meer alleen werkt op zijn of haar computer, die veilig op kantoor staat. Nee, tegenwoordig gaat de laptop mee naar huis en werkt iedereen ook wel eens via een tablet of een smartphone. Al is het alleen maar om ‘even’ de e-mail te bekijken. De oplossing die tijdens het traject geboden werd, hield hier gelukkig rekening mee. Er zijn genoeg blogs en artikelen te vinden waarin het gebruik van Office 365 op smartphones of tablets geprezen wordt. DocuSign is eigenlijk niet veel anders.

Naast het feit dat documenten via de laptop ondertekend kunnen worden, is het ook mogelijk om de DocuSign app te downloaden. Via deze app heb je direct inzage in de documenten die je zelf ter ondertekening hebt aangeboden, is het mogelijk om eerder getekende documenten (zogenoemde envelopes) te bekijken én kan je documenten ondertekenen die aan jou ter ondertekening zijn aangeboden. Waar je dus ook bent, op welk apparaat je je ook bevindt, er is altijd een mogelijkheid om een handtekening te zetten onder dat ene document.

Procesoptimalisatie door digitalisatie

Het tweede, en misschien nog wel belangrijker, punt is procesoptimalisatie. Doordat documenten niet meer het gehele papieren proces door te hoeven lopen (e-mailen, printen, tekenen, scannen, etc.) zijn documenten sneller van persoon A naar persoon B. Zeker als er meerdere personen ná elkaar een krabbel moeten zetten is dat op de ‘ouderwetse’ manier een heel logistiek traject.

Met DocuSign is en blijft het document volledig digitaal. Zo heb je nooit meer last van pagina’s die wegvallen nadat een document is gescand, handtekeningen minder goed leesbaar zijn of afbeeldingen onscherp zijn geworden. Daarnaast is het versturen van een e-mail vele malen sneller dan het document uitprinten, tekenen, scannen en opnieuw toesturen. Zeker wanneer het gaat om een document dat nog via de post verstuurd moet worden.

Gevalideerde oplossing

Documenten op Office 365 opslaan in plaats van op de lokale laptop is een kleine verandering, het digitaal tekenen daarentegen is een heel ander traject. Naast het feit dat gebruikers moeten leren hoe documenten ter ondertekening aangeboden gaan worden en hoe documenten moeten worden voorzien van een handtekening, dient er ook gekeken te worden naar de juridische aspecten van een digitaal getekend document. Is een document, getekend met DocuSign, wel geldig? Kan het gebruikt worden om een contract te ondertekenen? Dit was een erg belangrijk punt in het proces.

Gelukkig konden wij op alle vragen, ook rekening houdend met eisen die werden gesteld in Title 21 CFR Part 11, volmondig ‘Ja’ beantwoorden. Title 21 CFR Part 11 is een onderdeel van de Code of Federal Regulations, opgesteld door de Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) omtrent elektronische records en handtekeningen.

Externe personen kunnen ook ondertekenen

Een erg leuke bijkomstigheid in DocuSign is dat het mogelijk is om externen een document te laten ondertekenen. Het is niet eens nodig om hiervoor toegang te hebben tot de Office 365 omgeving. Als externe krijg je een e-mail waarin een beveiligde hyperlink richting een DocuSign omgeving is vermeld. Vanaf hier kan eenvoudig een digitale handtekening worden geplaatst om het proces te vervolgen.

Wil je meer informatie over DocuSign en op welke manier het in combinatie met Office 365 ingezet kan worden binnen jouw organisatie, neem gerust contact op met mij of met een van mijn collega’s of bekijk de demo-omgeving van DocuSign op: https://secure.docusign.com/demo.